Pressearbeit für gemeinnützige Einrichtungen ...
Bevor Sie für Ihre Initiative eine Pressemitteilung verfassen, überlegen Sie immer zuerst, wieso die Redaktion Ihre Meldung überhaupt veröffentlichen sollte. Schreiben Sie nur eine Pressemitteilung, wenn Sie wirklich etwas mitzuteilen haben. Hierunter fällt z.B. ein Aufruf für neue Freiwillige oder für bestimmte Sach- und Geldspenden. Damit Sie ernst genommen werden, sollten Sie wichtige Neuigkeiten haben wie z.B. der Umzug in neue Räumlichkeiten, geänderte Öffnungszeiten oder Vorbereitungen für eine Benefiz Veranstaltung. Auch ein interessantes Interview könnte durchaus von öffentlichem Interesse sein ... Wie sollte die Pressemitteilung aufgebaut werden?
1. Überschrift
Die Überschrift sollte das wichtigste im folgenden Text zusammenfassen, z.B. "Einrichtung XY sucht noch ehrenamtliche Helfer und Helferinnen zur Unterstützung für das Projekt XY" oder "Einrichtung XY veranstaltet ein Benefiztheater zugunsten benachteiligter Kinder".2. Der erste Absatz
Unter der Überschrift sollte die Pressemitteilung im ersten Absatz in zwei bis drei Sätzen zusammengefasst werden. Hierbei sollten möglichst viele W-Fragen beantwortet werden:- Wer? (Ihre Initiative, die Firma XY, der Theaterspieler XY, der Schirmherr XY)
- Was? (z.B. Suche nach Freiwilligen, Benefiztheater oder -event bzw. Spendenannahmestopp)
- Wann? (Zeitraum oder Datum und Uhrzeit oder „bis auf Weiteres benötigen wir noch ...“)
- Wo? (Angabe des Ortes, z.B. Turnhalle oder Vereinsheim, aber noch keine genaue Adresse)
- Wie? (z.B. in Zusammenarbeit bzw. mit Unterstützung vom Bürgermeister oder der Firma XY)
- Warum? (z.B. weil viele Helfer fehlen oder bestimmte Sachspenden benötigt werden ...)
Die oberen W-Fragen sollten eine Anregung geben, wie der erste Absatz aussehen könnte. Sie müssen jedoch nicht in der exakten Reihenfolge abgearbeitet werden, noch jede einzelne Frage beantworten. 3. Beschreibung Ihres Vorhabens
Nachdem der erste Absatz steht, sollten Sie etwas ausführlicher beschreiben, was Sie vorhaben. Verzichten Sie hierbei auf Klischees und Übertreibungen. Schreiben Sie möglichst kurze Sätze und verzichten Sie auf verschachtelte Nebensätze. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen, die zum Verständnis erforderlich sind. Wenn nötig kürzen Sie Ihren Bericht am Schluss nochmal. Die Beschreibung sollte insgesamt nicht länger als eine halbe bis dreiviertel Seite lang sein.4. Pressekontakt, Infobox und Fotomaterial
Nach dem Bericht sollte ein extra Absatz folgen, indem Sie Ihre Kontaktdaten zusammenfassen. Es versteht sich von selbst, dass Sie hier eine Telefonnummer und E-Mail Adresse angeben, unter der Sie auch tatsächlich erreichbar sind bzw. die Sie auch täglich abrufen.
Unter dem Pressekontakt sollten Sie noch einen weiteren Abasatz bzw. eine kleine Infobox verbauen, damit der Journalist sich einen schnellen Überblick über Ihre Initiative machen kann. Hierzunter fallen z.B. Name, Vorsitzender, Gründungsjahr, Anzahl der aktiven Freiwilligen, die URL der Website und grundsätzliche Inhalte der Arbeit in Stichworten. Falls Sie der Pressemitteilung Fotos beigefügt haben, sollten Sie an dieser Stelle noch darauf verweisen, dass die abgebildeten Menschen mit einer Veröffentlichung einverstanden sind. Sofern Sie eine große Menschengruppe fotografiert haben und die Veranstaltung öffentlich war, müssen Sie diese natürlich nicht alle einzeln um Erlaubnis fragen.
5. Abschließende Tipps (Form, Sprache und Zitate)
Ein Schreibprogramm hilft Ihnen dabei, mögliche Rechtschreibfehler zu beseitigen. Fettschrift sollten Sie nur für die Überschrift und den ersten Absatz verwenden. Außer der Überschrift sollten Sie sich auf eine Schriftgröße beschränken. Vermeiden Sie Ausrufezeichen und verzichten Sie auf jegliche Kursivschreibung und Unterstreichungen im Text. Für das Erscheinungsbild sollten Sie eine ganz schlichte Schrift wählen wie z.B. Times oder Helvetica.
Bevor Sie die Pressemitteilung versenden, sollten Sie diese unbedingt nochmal gegenlesen (lassen). Achten Sie hierbei darauf, dass Sie keine werberische Sprache verwendet haben und alles ganz sachlich formuliert wurde. Verzichten Sie auch auf Eigenlob, außer Sie verwenden hierzu ein Zitat (z.B. der Bürgermeister hat die Initiative sehr begrüßt und bedankte sich mit den Worten: "Ohne Ihre Initiative würde unserem Ort wirklich was fehlen.").Mithilfe von Zitaten können Sie Ihren Bericht übrigens deutlich interessanter machen. Bitten Sie in diesem Zusammenhang z.B. einen Freiwilligen darum, die Kern- bzw. "Warum-Frage" Ihrer Pressemitteilung zu beantworten. Auf diese Weise wird Ihre Zielsetzung noch deutlicher ...
Grundsätzliches zum Versand der Mitteilung
Wie oft sollte eine Meldung verschickt werden?
Falls Sie viel zu berichten haben, sollten Sie ganz genau auswählen, was davon die wichtigste Neuigkeit ist. Die anderen Neuigkeiten können Sie ggfs. im Text noch kurz und sachlich erwähnen. Scheuen Sie sich hierbei nicht, direkt mit der Redaktion Kontakt aufzunehmen. Fragen Sie einfach nach, welche Mitteilung die größte Chance hätte veröffentlicht zu werden und welche Informationen die Redaktion genau benötigt.An wen sollte die Meldung verschickt werden?
Wenn Ihre Einrichtung regional aktiv ist, sollten Sie Ihre Meldung allen Lokalzeitungen (Print und Online) zukommen lassen. Ggfs. kommen auch lokale Radio- und Fernsehstationen infrage. Am besten rufen Sie dort persönlich an und fragen nach, an wenn Sie die Pressemitteilung zusenden dürfen. Sofern Sie persönlich einen Journalisten kennen, ist dieser nicht immer auch gleich der richtige Ansprechpartner. Sie können ihn aber fragen, wer der richtige Kontakt für Sie wäre.Falls Sie hier nicht weiterkommen, schicken Sie die Pressemitteilung einfach an die auf der entsprechenden Website genannte Zentraladresse. Ggfs. finden Sie dort aber auch noch genauere E-Mail Adressen, damit Ihre Meldung gleich beim richtigen Ansprechpartner landet.
Wie die Pressemitteilungen versenden?
Die Meldung sollten Sie am besten per Email versenden. Am besten fügen Sie die Pressemitteilung Ihrer Email als PDF-Datei an. In diesem Zusammenhang sollten Sie nur scharfes Fotomaterial in einer möglichst hohen Auflösung verschicken (mind. 1.800 px Breite oder Höhe). Die Postfächer der Medien verkraften heute durchaus Emails mit mehreren MB Speichergröße.Stolperstein: Wann Sie die Inhalte auf der eigenen Website Online stellen sollten ...
Wenn Sie Ihren Text auf Ihrer Website verbauen möchten, beachten Sie, dass manche Medien diesen nicht mehr abdrucken werden, wenn er im selben Wortlaut bereits Online gestellt wurde. Wenn Sie hier unsicher sind, fragen Sie bei den betreffenden Redaktionen nach, wie diese es handhaben.Was ist wenn die Meldung nicht gedruckt wird?
Falls Ihr erster Pressebericht nicht veröffentlicht wurde machen Sie sich bewusst, dass Redaktionen eigentlich immer an guten Berichten und Neuigkeiten interessiert sind. Trotzdem kann es vorkommen, dass Pressemitteilungen manchmal einfach in der Menge untergehen. Fragen Sie an dieser Stelle also ruhig einmal bei einer Redaktion nach, was die Gründe waren und was Sie nächstes mal besser machen können.Tipp: In diesem Zusammenhang könnte Sie die Rubrik "So funktioniert es" interessieren ...
